Belege in Spesenabrechnungen

Wenn Dolibarr das PDF einer Spesenabrechnung erzeugt, hängt das Modul die Belege an, in einer festen Reihenfolge:

1. die den Positionen zugeordneten Dateien, in der Reihenfolge der Positionen. Eine Datei, die mehreren Positionen zugeordnet ist, erscheint nur einmal;
2. als Option, standardmäßig aktiviert, die übrigen Dateien im Reiter „Verknüpfte Dokumente“, außer den von Dolibarr erzeugten Dokumenten.

Fotos und PDF

Ein Bild, das breiter als hoch ist, kommt auf eine Seite im Querformat. Im PDF werden Fotos als JPEG neu gespeichert und auf 2.400 Pixel an der längsten Seite begrenzt. Die hochgeladene Datei selbst wird nicht verändert.

Andere Formate — HEIC-Fotos von iPhones, Word-Dokumente … — werden nicht umgewandelt: Sie werden als nicht aufgenommen aufgeführt. Das Ausrichten und die Unterstützung von PNG und GIF erfordern die PHP-Erweiterung GD; ohne sie werden nur JPEG-Dateien aufgenommen, unverändert.

Der Vermerk auf jeder Seite

Oben auf jeder Belegseite steht eine Zeile, die die Herkunft angibt (hier auf Französisch):

Justificatif — ER2610-0001 — ligne 1 · 07/10/2026 · 68,00 € — billet_train.pdf

Referenz der Abrechnung, Positionsnummer, Datum und Bruttobetrag der Position, Dateiname. Auf Deutsch lautet die Zeile „Beleg — … — Position 1 …“. Eine Datei, die keiner Position zugeordnet ist, trägt den Hinweis „keiner Position zugeordnet“. Der Vermerk lässt sich in den Einstellungen abschalten.

Ein Beleg blockiert die Spesenabrechnung nie

Jede Datei wird vor dem Lesen geprüft: leere Datei, maximale Größe, Format, vollständiges PDF, unverschlüsseltes PDF. Eine abgelehnte Datei verhindert nicht, dass die Abrechnung erzeugt wird. Sie wird auf einer letzten Seite, „Nicht in dieses Dokument aufgenommene Belege“, mit Grund aufgeführt, und eine Meldung weist am Bildschirm darauf hin.

Unter Dolibarr 19 bis 23 kann die PDF-Bibliothek des Kerns bei manchen beschädigten PDF-Dateien PHP anhalten: Die Benutzerin oder der Benutzer sieht eine leere Seite. Das Modul schützt davor. Die fehlerhafte Datei wird zurückgestellt, eine Seite erklärt, was passiert ist, und führt zurück zur Spesenabrechnung. Bei der nächsten Erzeugung wird das PDF normal erzeugt, und die Datei erscheint darin als nicht aufgenommen.

Das Modul prüft nicht, ob jede Position einen Beleg hat: Eine Position ohne zugeordnete Datei wird nicht gemeldet.

Die Aufnahme zeigt das Ergebnis: vier Seiten desselben PDF, nebeneinander.

Die erste ist die Spesenabrechnung ER2610-0001, so wie Dolibarr sie erzeugt: drei Positionen — eine Bahnfahrt Straßburg–Paris für 68,00, eine Hotelnacht für 102,65, ein Geschäftsessen für 40,50 — insgesamt 211,15 brutto.

Es folgen die drei Belege in der Reihenfolge der Positionen: das Bahnticket und die Hotelrechnung, zwei PDF-Dateien, dann das Foto des Restaurantbelegs. Jede Seite trägt ihren Vermerk, dessen Datum und Betrag zur Position der Abrechnung passen. Es gibt keine Seite „Nicht in dieses Dokument aufgenommene Belege“: Alle drei Dateien wurden aufgenommen.

EinstellungenModule/AnwendungenBelege in Spesenabrechnungen:

Unter den Einstellungen steht die Liste der zurückgestellten Belege nach einem Lesefehler. Eine zurückgestellte Datei wird an ihrem Inhalt erkannt: Sie bleibt ausgelassen, bis die Liste mit der Schaltfläche „Liste leeren“ geleert wurde.

Die Einstellungen gelten im Multi-Company-Betrieb je Mandant.

• Das ursprüngliche PDF wird nie beschädigt. Die Zusammenführung wird in eine separate Datei geschrieben; das von Dolibarr erzeugte PDF wird nur bei Erfolg ersetzt.
• Prüfung vor dem Lesen jedes Belegs: Größe, Format, vollständiges PDF, unverschlüsseltes PDF. Ein Bild mit mehr als 60 Millionen Pixeln wird ausgelassen.
• Dateien auf den Ordner der Spesenabrechnung beschränkt: Eine einer Position zugeordnete Datei wird nur gelesen, wenn sie tatsächlich in diesem Ordner liegt.
• Keine neue Berechtigung. Die Belege werden für jede Person angehängt, die das PDF der Spesenabrechnung bereits erzeugen kann.
• Einstellungsseite nur für Administratoren, und ihre beiden Aktionen — Speichern, Liste leeren — erfordern das Anti-CSRF-Token der Sitzung.

• Der Ordner dolixjustif, im lesbaren Quelltext, unter GPL v3 oder später: Deskriptor, zwei Klassen (der Hook am Ende der PDF-Erzeugung und die Zusammenführung), Einstellungsseite, Icons.
• Die in langs/ vorhandenen Übersetzungen: Französisch (fr_FR), Englisch (en_US) und Deutsch (de_DE).
• Eine README.md und eine ChangeLog.md.

Das Modul benötigt das Modul Spesenabrechnungen. Der Deskriptor verlangt mindestens Dolibarr 19.0 und PHP 7.4; die Testszenarien wurden auf 19.0.4, 20.0.4, 21, 22, 23.0.4 und 24.0.1 ausgeführt.

• Keine Tabelle angelegt. Das Modul enthält kein Verzeichnis sql/.
• Es verändert weder die Positionen noch die Beträge noch die hochgeladenen Dateien. Es liest die Liste der Dateien der Spesenabrechnung; der einzige Schreibvorgang ist das erzeugte PDF, das ergänzt wird.
• Bei der Aktivierung werden drei Einstellungen in den Konstanten von Dolibarr gespeichert.
• Wird ein beschädigtes PDF zurückgestellt, wird dies in einer kleinen Datei festgehalten, documents/dolixjustif/quarantaine_<Mandant>.json, nicht in der Datenbank.
• Keine ausgehende Verbindung: Nichts wird irgendwohin gesendet.
• Bei der Deaktivierung sind danach erzeugte PDF-Dateien wieder die von Dolibarr. Bereits erzeugte PDF-Dateien behalten ihre Belege bis zur nächsten Erzeugung. Die drei Einstellungen und die Liste der zurückgestellten Dateien bleiben erhalten; Sie können sie selbst löschen.