Dolibarr versendet keine E-Mails: SMTP einrichten

Eine aus Dolibarr verschickte Rechnung, die nie ankommt, oder ein roter Hinweis mit einer unverständlichen englischen Meldung: Der E-Mail-Versand gehört zu den häufigsten Problemen in den Foren. Die gute Nachricht: Dolibarr zeigt fast immer die genaue Antwort des Mailservers an. Man muss sie nur lesen können.

Alles Folgende wurde am 16. Oktober 2026 auf einer neuen Installation von Dolibarr 24.0.2 getestet, mit drei Test-Mailservern: einer auf Port 587, der STARTTLS verlangt, einer auf Port 465 mit direktem SSL und einer mit selbst signiertem Zertifikat. Jede zitierte Fehlermeldung wurde durch gezieltes Auslösen des Fehlers erzeugt.

Wo der Versand eingestellt wird

Start › Einstellungen › E-Mail, Reiter Ausgehende E-Mails, Schaltfläche Ändern. Die erste Wahl ist die Versandmethode:

• PHP mail function (Standard): Dolibarr übergibt die E-Mail dem Mailprogramm des Webservers. Das offizielle Docker-Image hat keines, der Versand scheitert mit Failed to send mail with php mail. Auf einem Shared Hosting kann es funktionieren, aber die E-Mails gehen dann vom Webserver aus und nicht von Ihrem Postfach: Sie landen eher im Spam, wie erfahrene Forumsmitglieder immer wieder betonen.
• SMTP/SMTPS socket library: Dolibarr verbindet sich selbst mit dem Versandserver Ihres E-Mail-Anbieters (Ihres Hosters, Gmail, Microsoft 365, Brevo …), mit Benutzername und Passwort. Diese Methode sollten Sie wählen.
• Swift Mailer socket library: gleiches Prinzip, andere Bibliothek. Beide funktionierten in unseren Tests; ihre Fehlermeldungen unterscheiden sich (siehe Tabelle unten).

Die richtigen Einstellungen

Die Regel zum Merken: 587 = STARTTLS, 465 = TLS (SSL), nie beides gleichzeitig. Die beiden vertauschten Kombinationen ergeben unterschiedliche Fehler, siehe Tabelle.

Das Feld Absenderadresse für automatisch erstellte E-Mails weiter unten auf derselben Seite sollte eine Adresse des Postfachs sein, mit dem Sie sich anmelden: Viele Server verweigern den Versand im Namen einer anderen Adresse (Microsoft 365 antwortet dann mit 5.7.60 … Client doesn't have permissions to send as this sender).

Testen: die richtige Schaltfläche

Nach dem Speichern bietet die Seite drei Test-Schaltflächen.

• Test-E-Mail senden: verschickt wirklich eine E-Mail. Nur dieser Test beweist, dass alles funktioniert, Passwort inklusive. Die grüne Meldung „erfolgreich versendet“ bedeutet, dass der Versandserver die E-Mail angenommen hat; prüfen Sie trotzdem, ob sie ankommt (und nicht im Spam).
• Zum Testen HTML zusenden: dasselbe mit einer formatierten Nachricht.
• Serververfügbarkeit testen: prüft nur, ob der Port antwortet. Laut Code testet es das Passwort nicht. Außerdem lehnt es absichtlich private oder lokale Adressen ab: Steht Ihr Versandserver im eigenen Netz (localhost, 192.168.…, ein benachbarter Container), lautet die Antwort immer „Server nicht erreichbar … Error bad hostname IP (private or reserved range)“, auch wenn der Versand funktioniert. Getestet werden nur die Ports 25, 465, 587 und 2525.

Was jede Fehlermeldung bedeutet

Meldungen mit der SMTP/SMTPS socket library. Sie beginnen alle mit „Fehler beim Senden der E-Mail (Absender=…, Empfänger=…)“.

Mit Swift Mailer lauten dieselben Fehler anders: Failed to authenticate on SMTP server … 535 (Passwort), SSL operation failed … wrong version number (TLS auf 587), Connection to tcp://…:465 Timed Out nach 30 Sekunden (STARTTLS auf 465), Unable to connect with TLS encryption (Zertifikat), getaddrinfo … failed: Name or service not known (Host), Connection refused (Port).

Zwei Antworten kommen nicht von einer falschen Einstellung, sondern vom Anbieter: 221 … please refrain from sending too many mails (ein echter OVH-Fall im französischen Forum) bedeutet ein überschrittenes Versandkontingent, und 550 5.7.30 Basic authentication is not supported heißt, dass Microsoft die Anmeldung per Passwort ablehnt (siehe unten).

Das Passwort funktioniert nach einem Umzug nicht mehr

Typischer Fall: Sie ziehen Dolibarr auf einen neuen Server um, indem Sie neu installieren und die Datenbank übernehmen, und der Versand scheitert mit Fehler 535, obwohl das Passwort stimmt und die Einstellungsseite Sternchen anzeigt.

Grund: Dolibarr speichert das SMTP-Passwort verschlüsselt in der Datenbank (es beginnt mit dolcrypt:), mit einem Schlüssel aus der Zeile $dolibarr_main_instance_unique_id in conf.php. Eine neue Installation erzeugt einen neuen Schlüssel. Dolibarr kann das Passwort nicht mehr entschlüsseln und schickt die verschlüsselte Zeichenkette unverändert an den Server, der sie ablehnt.

Wir haben das nachgestellt, indem wir nur diesen Schlüssel in conf.php geändert haben: sofort Fehler 535, Sternchen weiterhin angezeigt. Zwei Lösungen, beide getestet:

• das Passwort neu eingeben unter Einstellungen › E-Mail und speichern: Es wird mit dem neuen Schlüssel verschlüsselt, der Versand funktioniert wieder;
• oder vor dem Umzug die alte conf.php übernehmen (oder zumindest ihre Zeile $dolibarr_main_instance_unique_id). Nur so bleiben auch die anderen mit diesem Schlüssel verschlüsselten Daten lesbar (siehe Dolibarr sichern und wiederherstellen).

Passwörter mit Akzenten oder Umlauten machten in 23.0 Probleme (Thread 51640 im französischen Forum): In 24.0.2 ist das behoben. Wir haben den Code geprüft und mit einem Passwort mit „àéü“ versendet.

„Versendet“, aber nie angekommen

Zeigt Dolibarr die grüne Meldung und es kommt nichts an, prüfen Sie zuerst diese Einstellungen auf derselben Seite:

• Sende alle E-Mails an den folgenden anstatt an die tatsächlichen Empfänger (für Testzwecke): Ist das Feld ausgefüllt, gehen alle E-Mails an diese Adresse. Die Falle: Die Bestätigungsmeldung nennt weiterhin den echten Empfänger. In unserem Test meldete Dolibarr „an client@destinataire.test“, während die E-Mail bei der Testadresse ankam. Ein kleines orangefarbenes Dreieck kennzeichnet diese Einstellung auf der Einstellungsseite.
• Alle E-Mail-Funktionen deaktivieren (für Test- oder Demonstrationszwecke): Ist der Schalter aktiv, verschwinden die Test-Schaltflächen von der Seite und nichts wird mehr versendet.

Erst danach geht es um die Zustellbarkeit: Ohne korrekte SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge für Ihre Domain sortieren Gmail und Outlook E-Mails gern als Spam ein, besonders mit der Methode PHP mail. Der Link „Erhalten Sie eine Zusammenfassung der SPF und DMARC Konfiguration aller Domains“ unten auf der Seite zeigt, was für Ihre Domains veröffentlicht ist. Das hängt von Ihrer Domain und Ihrem E-Mail-Anbieter ab und ist nicht Teil unserer Tests.

Gmail und Microsoft 365

Einstellungen aus der offiziellen Dokumentation des jeweiligen Anbieters, nicht mit einem echten Konto getestet.

• Gmail / Google Workspace: Host smtp.gmail.com, Port 587 mit STARTTLS (oder 465 mit TLS), Benutzername = vollständige Adresse. Mit Bestätigung in zwei Schritten brauchen Sie ein App-Passwort: Das normale Passwort wird abgelehnt. Für ein Google-Workspace-Konto nennt Google für diese Versandart eine Grenze von 2.000 Nachrichten pro Tag.
• Microsoft 365: Host smtp.office365.com, Port 587 mit STARTTLS; laut Microsoft wird Port 465 nicht unterstützt. Der authentifizierte SMTP-Versand („SMTP AUTH“) ist in Organisationen, die seit 2020 angelegt wurden, standardmäßig deaktiviert und muss für das Postfach aktiviert werden. Vor allem hat Microsoft angekündigt, die Anmeldung per Passwort Ende Dezember 2026 standardmäßig zu deaktivieren (für bestehende Organisationen; ein Administrator kann sie noch wieder einschalten, ein endgültiges Abschaltdatum steht nicht fest). Die dauerhafte Lösung ist die Methode OAUTH-Token verwenden, für die das OAuth-Modul von Dolibarr aktiviert werden muss; diese haben wir nicht getestet.

Und Bilder in der Signatur?

In 22.0.3 erzeugte eine Signatur mit eingefügtem Bild (im Text kodiert) zu lange Zeilen, die manche Server ablehnten („message has lines too long for transport“, Thread 50371 im französischen Forum). In 24.0.2 konnten wir das nicht nachstellen: Beide Bibliotheken wandeln das Bild in einen eingebetteten Anhang um, die längste Zeile der E-Mail hatte 109 Zeichen (die Grenze liegt bei 998). Ein auf Ihrer Website gehostetes Bild, über seine Adresse eingebunden, bleibt bei älteren Versionen die sicherste Lösung.

Es geht immer noch nichts raus?

Steht die Fehlermeldung nicht in der Tabelle, oder funktioniert der Versand aus Ihrem E-Mail-Programm, aber nicht aus Dolibarr, dann ist genau das die Diagnose für 90 €: eine Stunde an Ihrem Dolibarr, danach schriftlich die Ursache und was die Behebung kosten würde.

Siehe auch

• Eine gehostete Dolibarr-Instanz absichern
• Dolibarr auf Ubuntu oder Debian installieren
• Dolibarr mit Docker Compose installieren