Buchhaltung in Dolibarr: von der Rechnung bis zur Exportdatei

Dolibarr bietet zwei Buchhaltungsmodule. Buchhaltung (vereinfacht) liefert Berichte direkt aus den Daten der Datenbank, ohne Buchungen. Buchhaltung (erweitert) führt echte doppelte Buchführung: Journale, Hauptbuch, Summen und Salden und Exporte für den Steuerberater.

Diese Anleitung folgt dem zweiten Modul von Anfang bis Ende, auf einer neuen Dolibarr-24.0.2- Installation mit französischer Firma, getestet am 22. Oktober 2026. Die französische Steuerdatei FEC kommt am Ende; die Schritte davor gelten in jedem Land.

Kurz gesagt: die drei Fallen einer neuen Installation

1. In unserer Installation war PCG18-ASSOC vorausgewählt, der französische Kontenplan für Vereine, und es war kein Konto geladen. Wählen Sie Ihren Kontenplan und klicken Sie auf Ändern & laden.
2. Ohne Buchhaltungsperiode wird nichts erfasst. Dolibarr meldet: „Ein obligatorischer Schritt in der Konfiguration wurde nicht abgeschlossen (Geschäftsjahr ist nicht definiert)“.
3. Die Journale öffnen sich auf dem Vormonat. Rechnungen des laufenden Monats erscheinen erst, wenn man den Zeitraum ändert.

1. Das Modul aktivieren

Start › Einstellungen › Module/Anwendungen, nach „Buchhaltung“ suchen und Buchhaltung (erweitert) aktivieren. Das Modul Steuern & Sonderausgaben wird mit aktiviert. Oben erscheint das Menü Buchhaltung.

Die Seite Buchhaltung › Einstellungen hat einen Link „Tutorial anzeigen“, der die Schritte der Reihe nach auflistet. Diese Anleitung folgt ihnen.

2. Den richtigen Kontenplan wählen

Buchhaltung › Einstellungen › Kontenplan. Wählen Sie Ihren Kontenplan in der Liste und klicken Sie auf Ändern & laden; Dolibarr meldet „Kontenplan ist geladen“. Für unsere französische Firma haben wir FR - PCG25-DEV gewählt (französischer Kontenrahmen, Version 2025): 838 Konten standen dann zur Verfügung. Die Liste bietet für Deutschland SKR03 und SKR04 an; diese haben wir nicht getestet.

3. Standardkonten

Buchhaltung › Einstellungen › Standardkonten. Die Seite hat 31 Zeilen, alle leer außer interne Umbuchungen und Verrechnungskonto. Diese Konten gelten, wenn weder das Produkt noch der Geschäftspartner ein eigenes Konto hat. Mit dem französischen Kontenplan genügten für unseren Test diese neun: Kunden 411, Lieferanten 401, verkaufte Produkte 707, verkaufte Dienstleistungen 706, gekaufte Produkte 607, gekaufte Dienstleistungen 604, USt. auf Verkäufe 44571, Vorsteuer 44566, USt.-Zahllast 44551. Mit einem anderen Kontenplan fragen Sie Ihren Steuerberater nach den Entsprechungen. Unten auf Speichern klicken.

4. Die Buchhaltungsperiode (Pflicht)

Buchhaltung › Einstellungen › Buchhaltungsperiode, dann Neues Buchhaltungsperiode: eine Bezeichnung (2026), ein Anfangs- und ein Enddatum. Ohne Periode wird die Erfassung in den Journalen mit der oben zitierten Meldung abgelehnt.

5. Bank und Geschäftspartner

Das Bankkonto. Auf der Karte jedes Bankkontos (Banken | Kasse) das Buchungskonto (im französischen Kontenplan 512) und das Journal (BQ, Feld „Erfassung in Journal“) eintragen. Zahlungen laufen dann über dieses Konto und Journal.

Ein Personenkonto pro Kunde. Standardmäßig erzeugt Dolibarr kein Buchungskonto für Geschäftspartner (Modul „Panicum“: „Keine Nummer für ein Buchungskonto erstellen“). In unserem Test landeten alle Kunden auf demselben Personenkonto 411. Unter Start › Einstellungen › Module/Anwendungen, Einstellungen des Moduls Geschäftspartner, Aquarium wählen: Jeder neue Kunde erhält ein Konto wie 411CU261000002 (411 plus Kundennummer), jeder neue Lieferant 401…. Vorher angelegte Geschäftspartner behalten ein leeres Konto: auf ihrer Karte ergänzen.

6. Jeden Monat: kontieren, dann erfassen

Rechnungszeilen kontieren. Buchhaltung › Übernahme in die Buchhaltung › Kundenrechnungen kontieren, dann die Schaltfläche Automatisch kontieren. In unserem Test: „Automatische Zuordnungen durchgeführt (2)“, die Dienstleistung auf 706, das Produkt auf 707. Ebenso unter Lieferantenrechnungen kontieren: der Einkauf wurde auf 607 kontiert.

Buchungen erfassen. Unter Übernahme in die Buchhaltung das Journal Verkäufe öffnen. Achtung: Der Analysezeitraum öffnet sich auf dem Vormonat. Gewünschte Daten eintragen, auf Aktualisieren klicken, die vorgeschlagenen Zeilen prüfen, dann Transaktionen in der Buchhaltung erfassen. Dolibarr meldet „Transaktionen werden ins Hauptbuch geschrieben“. Ebenso mit Einkäufe und Bank.

In unserem Test ergaben ein Verkauf über 678 € netto, ein Einkauf über 100 € netto und die beiden Zahlungen 11 Buchungszeilen in 4 Buchungen, ausgeglichen (1.867,20 € Soll und Haben).

7. Export für den Steuerberater

Buchhaltung › Buchhaltung exportieren, Schaltfläche Exportiere gefilterte Auswahl, dann das Exportmodell wählen und bestätigen. Dolibarr 24 bietet rund zwanzig Formate für Buchhaltungsprogramme an (EBP, Cegid, Sage, Quadratus…), dazu einen konfigurierbaren Export und das französische FEC. Ein DATEV-Format haben wir in der Liste nicht gefunden. Getestet haben wir nur das FEC.

Frankreich: die FEC-Datei

Das FEC ist die Datei, die ein französisches Unternehmen mit EDV-Buchführung zu Beginn einer Betriebsprüfung übergibt (Artikel L47 A des Livre des procédures fiscales). Wir haben die exportierte Datei mit Artikel A47 A-1 verglichen: Name SirenFECJJJJMMTT.txt, Tabulator als Trennzeichen, Feldnamen in der ersten Zeile, die 18 Pflichtfelder in der vorgeschriebenen Reihenfolge, danach 3 zusätzliche Spalten von Dolibarr (zulässig), Datum als JJJJMMTT, Dezimalkomma, fortlaufende Buchungsnummern, jede Buchung ausgeglichen.

Die Falle mit dem Freigabedatum. Beim ersten Export war die Spalte ValidDate in allen 11 Zeilen leer, weil die Buchungen noch nicht freigegeben waren; das Gesetz erlaubt das nicht. Das Kästchen Freigeben und sperren der exportierten Einträge im selben Fenster gibt sie zwar frei, aber erst nach dem Erzeugen der Datei. Also zuerst freigeben (siehe unten), dann exportieren. Beim zweiten Export stand das Freigabedatum in jeder Zeile.

8. Freigeben und festschreiben

Buchhaltung › Festschreibung zeigt drei Schritte: Freigeben und festschreiben der Buchungen, Geschäftsjahr schließen, und bei Bedarf Einträge vom Typ Inventur ins nächste Geschäftsjahr übernehmen. Eine freigegebene Buchung kann nicht mehr geändert oder gelöscht werden. Lassen Sie die Buchhaltung vorher prüfen.

Was wir nicht getestet haben

• SKR03, SKR04 und die Regeln anderer Länder als Frankreich.
• Andere Exportformate als das FEC und deren Import in andere Programme.
• Ist-Versteuerung, Fremdwährungen, Anzahlungen, Anlagen, Spesenabrechnungen.

Ihr Steuerberater bleibt der richtige Ansprechpartner für Kontenplan und Umsatzsteuer-Einstellungen.

Wie das geprüft wurde

Am 22. Oktober 2026 auf einer neuen Installation (offizielles Docker-Image dolibarr/dolibarr:24.0.2), jeder Schritt in der Oberfläche, wie ein Anwender. Buchungen nach jeder Erfassung in der Datenbank gelesen. FEC-Datei per Skript geprüft (Name, Trennzeichen, Feldreihenfolge, Datums- und Betragsformat, Ausgleich, Nummerierung) gegen den Text von Artikel A47 A-1 und Artikel L47 A des Livre des procédures fiscales, am selben Tag auf Légifrance gelesen. Exportcode in Dolibarr 24.0.2 gelesen (accountancy/class/accountancyexport.class.php).

Siehe auch

• Daten aus einer CSV- oder Excel-Datei in Dolibarr importieren
• Dolibarr sichern und wiederherstellen