Comptabilité dans Dolibarr : de la facture au fichier FEC

Dolibarr propose deux modules de comptabilité. Comptabilité (simplifié) donne des rapports « basés sur les données directes en base », sans écritures. Comptabilité (partie double) tient une vraie comptabilité : journaux, grand livre, balance, et exports pour votre expert-comptable, dont le FEC, le fichier que l’administration fiscale demande lors d’un contrôle.

Ce guide suit le second de bout en bout, sur une installation neuve de Dolibarr 24.0.2, testée le 22 octobre 2026 : de l’activation du module jusqu’au fichier FEC, contrôlé ligne à ligne.

En bref : les trois pièges du démarrage

1. Le plan comptable proposé est celui des associations (PCG18-ASSOC), et aucun compte n’est chargé. Une entreprise doit choisir PCG25-DEV puis cliquer sur Changer et charger.
2. Sans exercice fiscal, rien ne s’enregistre. Dolibarr répond : « Une étape obligatoire de configuration n’a pas été complétée (l’exercice fiscal n’est pas défini) ».
3. Les journaux s’ouvrent sur le mois précédent. Les factures du mois en cours n’y apparaissent qu’après avoir changé la période.

Et pour le FEC : validez les écritures avant d’exporter, sinon la colonne de date de validation est vide.

1. Activer le module

Accueil › Configuration › Modules / Applications, cherchez « partie double » et activez Comptabilité (partie double). Le module Taxes et dépenses spéciales s’active avec lui. Un menu Comptabilité apparaît en haut.

La page Comptabilité › Configuration propose un lien « Afficher le tutoriel » qui liste les étapes dans l’ordre. Ce guide les suit.

2. Choisir le bon plan comptable

Comptabilité › Configuration › Plan comptable. Sur notre installation française neuve, le plan actif était PCG18-ASSOC, le plan des associations et fondations, et la liste des comptes était vide.

Pour une entreprise, choisissez FR - PCG25-DEV (le plan comptable général développé, version 2025) et cliquez sur Changer et charger. Dolibarr affiche « Modèle de plan de compte chargé » : 838 comptes sont alors disponibles. Une exploitation agricole choisira PCGAFR14-DEV.

3. Les comptes par défaut

Comptabilité › Configuration › Comptes par défaut. L’écran compte 31 lignes, toutes vides sauf les virements internes (58) et les opérations en attente (471). Ces comptes servent quand ni le produit ni le tiers n’ont leur propre compte. Pour une petite entreprise française, ces neuf suffisent pour commencer :

Ce sont des choix courants, pas une obligation : votre expert-comptable peut préférer d’autres comptes, par exemple pour les ventes à l’étranger, qui ont leurs propres lignes. Cliquez sur Enregistrer en bas de la page.

4. L’exercice fiscal (obligatoire)

Comptabilité › Configuration › Exercice fiscal, puis Nouvelle période fiscale : un libellé (2026), une date de début et une date de fin. Sans exercice, l’enregistrement dans les journaux est refusé avec le message cité plus haut. Il délimite aussi les dates acceptées pour les écritures.

5. La banque et les tiers

Le compte bancaire. Sur la fiche de chaque compte (Banques | Caisses), renseignez le Code comptable (512 - Banques pour un compte courant) et le Code journal comptable (BQ). Les règlements passent ensuite par ce compte et ce journal.

Un compte auxiliaire par client. Par défaut, Dolibarr ne crée aucun code comptable pour les tiers (module « Panicum », qui « retourne un code comptable vide »). Résultat sur notre test : tous les clients sortent sous le même compte auxiliaire, 411. Dans Accueil › Configuration › Modules / Applications, réglages du module Tiers, choisissez Aquarium : chaque nouveau client reçoit un code comme 411CU261000002 (411 suivi de son code client), et chaque fournisseur 401…. Attention : les tiers créés avant ce choix gardent un code vide. Complétez-le sur leur fiche.

6. Chaque mois : lier, puis enregistrer

Lier les lignes de factures. Comptabilité › Transfert en comptabilité › Liaison factures client, puis le bouton Lier automatiquement. Sur notre test : « Liaisons automatiques effectuées (2) », le service en 706 et le produit en 707. Même chose dans Liaison factures fournisseur : l’achat est lié en 607. Si une ligne ne peut pas être liée (ni compte sur le produit, ni compte par défaut), elle reste comptée dans « Lignes non encore liées » sur la même page.

Enregistrer les écritures. Sous Transfert en comptabilité, ouvrez Enregistrement en comptabilité puis le journal Ventes. Attention : la Période d’analyse s’ouvre sur le mois précédent. Mettez les dates voulues, cliquez sur Rafraichir, vérifiez les lignes proposées, puis Enregistrer les écritures comptables en comptabilité. Dolibarr répond « Les écritures comptables sont enregistrées dans le grand livre ». Recommencez avec Achats et Banque.

Sur notre test, une vente de 678 € HT (un service et deux produits), un achat de 100 € HT et les deux règlements ont donné 11 écritures, réparties en 4 pièces et équilibrées (1 867,20 € au débit comme au crédit) :

7. Exporter le FEC

Comptabilité › Export comptabilité, bouton Exporter liste filtrée, puis Modèle d’export : Export FEC et Oui. La même liste propose une vingtaine d’autres formats (EBP, Cegid, Sage, Quadratus…), utiles si votre comptable les préfère. Nous ne les avons pas testés.

Nous avons contrôlé le fichier obtenu face à l’article A47 A-1 du Livre des procédures fiscales :

• nom au format SirenFECAAAAMMJJ.txt (SIREN de la société, puis la date de clôture de l’exercice). Renseignez le SIREN de la société avant d’exporter ;
• zones séparées par une tabulation, première ligne avec les noms des champs ;
• les 18 champs officiels dans l’ordre, puis 3 colonnes ajoutées par Dolibarr (échéance, numéro et fichier de la facture). L’article prévoit que le fichier contienne l’ensemble des données comptables, les 18 premières devant correspondre au tableau officiel : ces colonnes en plus sont donc admises ;
• dates au format AAAAMMJJ, montants avec une virgule décimale, sans séparateur de milliers ;
• numéros d’écriture en séquence continue (1 à 4), chaque écriture équilibrée.

Le piège de la date de validation. À notre premier export, la colonne ValidDate était vide sur les 11 lignes, parce que les écritures n’étaient pas encore validées. Or l’article A47 A-1 ne prévoit pas de la laisser vide (c’est possible pour le lettrage ou la devise, pas pour elle). La case Validez et verrouillez les écritures exportées de la même fenêtre valide bien les écritures… mais après avoir produit le fichier : celui-ci reste sans date. Il faut donc valider d’abord (voir ci-dessous), puis exporter. Notre second export avait la date de validation sur toutes les lignes.

8. Valider et clôturer

Comptabilité › Clôture affiche trois étapes : Valider et verrouiller les mouvements, Clôturer l’exercice fiscal, puis, si besoin, extourner les écritures de type inventaire sur l’exercice suivant. Une écriture validée ne peut plus être modifiée ni supprimée : la fenêtre d’export le dit en toutes lettres (« DÉFINITIVEMENT impossible »). Faites relire vos comptes avant.

Ce que nous n’avons pas testé

• Les autres formats d’export (EBP, Cegid, Sage, Quadratus…) et leur import dans ces logiciels.
• La TVA sur les encaissements, les devises, les acomptes, les immobilisations, les notes de frais.
• Le format particulier que l’article A47 A-1 prévoit pour les professions libérales et les agriculteurs en comptabilité de trésorerie (21 ou 22 champs).

Votre expert-comptable reste la bonne personne pour valider le plan de comptes et les réglages de TVA.

Comment cela a été vérifié

Le 22 octobre 2026, sur une installation neuve (image Docker officielle dolibarr/dolibarr:24.0.2), chaque étape faite dans l’interface, comme un utilisateur. Écritures relues en base après chaque enregistrement. Fichier FEC contrôlé par un script qui vérifie nom, séparateur, ordre des champs, formats des dates et des montants, équilibre et numérotation, face au texte de l’article A47 A-1 du Livre des procédures fiscales et de l’article L47 A, lus sur Légifrance le même jour. Code de l’export lu dans Dolibarr 24.0.2 (accountancy/class/accountancyexport.class.php).

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