Dolibarr comme CRM : prospects, relances, opportunités et formulaire de contact

Dolibarr fait un CRM simple, sans module à acheter : des fiches prospects avec un statut et un potentiel, un agenda pour les relances, des opportunités chiffrées avec un pipeline, et même un formulaire de contact public. Tout est dans des modules livrés avec le logiciel ; il faut seulement les activer et faire deux réglages que Dolibarr ne propose pas de lui-même.

Ce guide suit un vrai parcours, testé le 22 octobre 2026 sur Dolibarr 24.0.2 : un prospect, une relance, une opportunité, un devis signé, puis une demande reçue par le formulaire public.

En bref

1. Les modules à activer

Dans Accueil > Configuration > Modules, activez : Tiers (actif d’origine), Propositions commerciales, Projets ou Opportunités, Événements/Agenda et, pour classer vos prospects, Libellés/Catégories. Aucun n’a déclenché d’autre activation pendant le test.

Les opportunités ne demandent rien de plus : l’option est active dès que le module Projets l’est.

2. Les prospects

Créer et qualifier

Le menu Tiers > Nouveau prospect ouvre la fiche avec la case Prospect cochée. Le statut et le potentiel ne sont pas dans ce formulaire : ils se règlent ensuite dans l’onglet Prospect de la fiche.

• Potentiel du prospect (crayon) : Aucun, Faible, Moyen, Élevé.
• Status prospection (icônes à droite) : Ne pas contacter, Jamais contacté, À contacter, Contact en cours, Contact réalisé. Un nouveau prospect est « Jamais contacté ».

Dolibarr note tout seul dans l’agenda la création et chaque modification de la fiche.

Suivre la liste

Tiers > Prospects affiche le potentiel et le statut de chaque fiche. Le statut se change directement dans la liste, avec la liste déroulante de la ligne (enregistré aussitôt, vérifié en base). Les filtres en tête de colonne sélectionnent un ou plusieurs potentiels et statuts.

Les actions en masse de la liste permettent d’envoyer un e-mail, d’affecter un tag ou un commercial, de clore ou de supprimer. Elles ne permettent pas de changer le statut de prospection ni de passer des prospects en clients.

Piège : les doublons

Dolibarr accepte deux prospects au même nom sans aucun avertissement : pendant le test, un deuxième « Boulangerie Martin », avec le même téléphone, a été créé sans message. On les retrouve ensuite côte à côte dans les listes de choix (« Boulangerie Martin (Prospect) » deux fois au moment de créer une opportunité).

Le bouton Fusionner de la fiche réunit deux tiers, mais il faut d’abord savoir lesquels : Dolibarr ne cherche pas les doublons. C’est ce que fait notre module Détection de doublons. Pour les empêcher à la saisie (règles d’unicité) et les fusionner sans module, voir Doublons dans Dolibarr.

3. Les relances : l’agenda

Depuis l’onglet Événements/Agenda du prospect, Créer événement ouvre un formulaire déjà lié au tiers. Par défaut, il n’y a ni type d’événement (appel, rendez-vous…) ni rappel. Deux réglages dans Agenda > Configuration :

1. Onglet Divers : activez « Utiliser les types d’événements ». Le formulaire propose alors Rendez-vous, Appel téléphonique, Intervention sur site, Autre.
2. Onglet Rappels : activez « Autoriser les rappels d’événements sur le navigateur de l’utilisateur ». Les rappels par e-mail et par SMS demandent en plus le module Travaux planifiés, et une tâche planifiée sur le serveur.

Testé : un appel « Rappeler pour le devis » le lendemain à 10 h, état À faire, rappel 15 minutes avant. Dolibarr a enregistré l’événement et un rappel navigateur pour 9 h 45 ; l’appel apparaît dans la liste des événements à faire. Le formulaire propose aussi de répéter l’événement (chaque semaine, chaque mois, chaque année).

4. Les opportunités et le pipeline

Une opportunité est un projet dont la case Opportunité est cochée (elle l’est par défaut). Projets > Nouvelle opp. ou projet demande le tiers, un libellé, le Statut opportunité et le Montant opportunité. Choisir le statut remplit la probabilité : Qualification a donné 20 % dans le test.

L’accueil du menu Projets additionne les opportunités ouvertes. Avec quatre opportunités (4 800 € à 20 %, 2 500 € à 40 %, 6 000 € à 60 %, 1 200 € à 0 %), il affichait un montant total de 14 500 € et un montant pondéré de 5 560 €, exactement le calcul attendu.

Le pipeline : dans Projets > Liste des opp. ouvertes, le bouton Vue Kanban (groupée par) range les opportunités en colonnes par statut, avec montant et probabilité sur chaque carte. Gagné et Perdu sont repliées.

Deux limites constatées en 24.0.2 :

• les cartes ne se déplacent pas d’une colonne à l’autre : pour changer le statut, on ouvre l’opportunité et on la modifie ;
• certains titres de colonnes restent en anglais sur une interface en français (Proposal, Negotiation, Won, Lost) : la vue affiche le libellé brut du dictionnaire au lieu de sa traduction.

5. Du devis signé au client

Sur la fiche de l’opportunité, Créer une proposition ouvre un devis déjà rattaché au tiers et à l’opportunité. Dans le test : une ligne de 4 800 € HT, devis validé, puis Accepter/Refuser > Signée.

Ce que Dolibarr fait seul à la signature :

• le prospect devient client. La case Prospect est retirée (le tiers n’est plus « Prospect / Client ») ;
• le statut de prospection ne change pas.

Ce qu’il ne fait pas : l’opportunité reste au statut qu’elle avait (Qualification, 20 % dans le test). Passez-la à la main en Gagné : la probabilité passe à 100 % et l’opportunité sort des montants « ouverts » de l’accueil (14 500 €9 700 €). Sinon, votre pipeline compte encore des affaires déjà signées.

6. Recevoir des demandes par un formulaire public

Dolibarr peut publier un formulaire de contact dont chaque envoi devient un prospect et une opportunité. Dans la configuration du module Projets, onglet Formulaire d’auto-inscription publique :

1. activez « Activer le formulaire public de contact » ; l’adresse du formulaire s’affiche (https://votre-dolibarr/public/project/new.php) ;
2. choisissez le statut d’opportunité par défaut, par exemple Prospection, et enregistrez.

Sans l’étape 2, le formulaire s’affiche mais refuse chaque envoi. Le visiteur lit « La configuration du module Projet semble incomplète », et rien n’est enregistré.

Ce qu’un envoi a créé dans le test (visiteur non connecté) :

• un prospect au nom de la société saisie, avec le nom de la personne en nom alternatif, l’e-mail et la ville, statut « Jamais contacté » ;
• une opportunité en brouillon intitulée « Lead en ligne à partir d’un formulaire public », au statut choisi, avec le message du visiteur en description ;
• les événements correspondants dans l’agenda.

Une deuxième demande avec le même e-mail a été rattachée au même prospect, avec une nouvelle opportunité. Trois points à connaître :

• aucun contact n’est créé : la personne n’existe que dans le nom alternatif du tiers ;
• le code postal saisi n’est pas enregistré en 24.0.2 : le formulaire envoie un champ zipcode alors que le code lit zip (la ville, elle, est enregistrée) ;
• renseignez l’e-mail de votre société (Configuration > Société/Organisation), sinon la phrase d’accueil du formulaire se termine par « écrivez un e-mail à . ».

Contre les abus, Dolibarr limite par défaut les envois à 200 par adresse IP et par mois (réglage MAIN_SECURITY_MAX_POST_ON_PUBLIC_PAGES_BY_IP_ADDRESS).

Ce que Dolibarr ne fait pas seul

• Repérer les doublons : rien ne prévient à la saisie, et la fusion se fait fiche par fiche. Notre module Détection de doublons les retrouve et les fusionne.
• Passer une série de prospects en clients (ou changer un même champ sur plusieurs fiches) : les actions en masse ne le proposent pas. Notre module Modification en masse le fait.
• Mettre à jour l’opportunité quand le devis est signé, et déplacer les cartes du pipeline : à faire à la main.
• Rappels par e-mail : ils demandent le module Travaux planifiés et une tâche planifiée sur le serveur, en plus d’un envoi d’e-mails qui fonctionne (configurer le SMTP).

Comment cela a été vérifié

Le 22 octobre 2026, sur une installation neuve de Dolibarr 24.0.2 (image Docker officielle, MariaDB 11.4), pilotée par un navigateur comme un utilisateur : activation des modules depuis la page Modules, création de prospects par le formulaire, statut et potentiel dans l’onglet Prospect et dans la liste, relance avec rappel, quatre opportunités et la vue Kanban, devis créé depuis l’opportunité puis signé, formulaire public envoyé deux fois par un visiteur non connecté. Chaque résultat a été contrôlé dans l’écran et dans la base de données. Le comportement à la signature du devis et le code postal du formulaire public ont aussi été lus dans le code source de la 24.0.2. Non testés : l’e-mailing de masse, les rappels par e-mail et SMS, les autres versions de Dolibarr.

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