Dubletten in Dolibarr: verhindern, finden und Geschäftspartner, Kontakte und Mitglieder zusammenführen

Nach einigen Monaten ist derselbe Kunde zweimal erfasst: „Cabinet Vaillant“ und „SARL Cabinet Vaillant“, die Angebote auf dem einen, die Rechnungen auf dem anderen. Dolibarr verhindert das standardmäßig nicht. Es bietet Regeln, um manche Dubletten zu blockieren, und ein Zusammenführen zweier Datensätze, mit Grenzen, die man vorher kennen sollte.

Alles Folgende wurde am 22. Oktober 2026 mit Dolibarr 24.0.2 getestet. Die Identifikationsnummern hängen vom Land Ihrer Firma ab: Der Test nutzte eine französische Firma (SIREN, SIRET…); in Deutschland stehen an derselben Stelle die deutschen Nummern.

Kurz gesagt

1. Dolibarr nimmt Dubletten kommentarlos an

Im Test wurden „Cabinet Vaillant“ und danach „SARL Cabinet Vaillant“ über das Formular angelegt, mit derselben E-Mail (einmal in Großbuchstaben) und derselben Telefonnummer (03 88 12 34 56 und +33 3 88 12 34 56). Keine Meldung. Dolibarr speicherte beide E-Mails in Kleinbuchstaben, also identisch, und beide Nummern ohne Leerzeichen, also unterschiedlich.

Ebenso bei Kontakten: Ein zweiter „Paul Vaillant“, derselbe Geschäftspartner, dieselbe E-Mail, wurde ohne Warnung angelegt.

2. Dubletten verhindern: die Eindeutigkeitsregeln

In der Einrichtung des Moduls Geschäftspartner (Start > Einstellungen > Module, Geschäftspartner) hat die Tabelle Regeln für gewerbliche Identifikationsnummern eine Spalte Muss es eindeutig sein ?. Sie gibt es für die sechs Identifikationsnummern Ihres Landes, die E-Mail, die EUID und die USt-IdNr.

Getestet mit aktivierter E-Mail und erster Identifikationsnummer (SIREN):

• Ein neuer Geschäftspartner mit derselben E-Mail wird abgelehnt, auch in Großbuchstaben: „E-Mail … wurde bereits einem Geschäftspartner zugewiesen (Durch Setup-Regeln verboten)“;
• ein neuer Geschäftspartner mit derselben SIREN wird mit derselben Meldung abgelehnt.

Drei Grenzen aus dem Test:

• Verglichen wird der eingegebene Text. Dieselbe SIREN, mit Leerzeichen eingefügt, wurde angenommen. Das Formular hat sie zudem auf 9 Zeichen gekürzt, Leerzeichen mitgezählt: Der Datensatz bekam eine falsche Nummer.
• Bestehende Dubletten werden nicht gemeldet, und sie lassen sich nicht mehr bearbeiten. Mit aktiver E-Mail-Regel wurde schon das Ändern des Orts von „SARL Cabinet Vaillant“ mit derselben Meldung abgelehnt, weil seine E-Mail auch die von „Cabinet Vaillant“ ist. Bereinigen Sie bestehende Dubletten, bevor Sie die Regel aktivieren.
• Es gibt keine Regel für den Namen, die Telefonnummer oder für Kontakte.

3. Dubletten von Hand finden

Dolibarr hat keine Dublettensuche. Die Liste der Geschäftspartner hilft wenig: Nach Namen sortiert steht „Cabinet Vaillant“ an 2. und „SARL Cabinet Vaillant“ an 7. Stelle von 8, mit zwei Schreibweisen der Telefonnummer.

Die Suche nach einem Wort des Namens („vaillant“) oder der Filter auf die E-Mail zeigt beide zusammen, sofern man die Dublette vermutet. Bei Hunderten von Datensätzen muss man das Kunde für Kunde wiederholen.

4. Zwei Geschäftspartner zusammenführen

1. Öffnen Sie den Datensatz, der bleiben soll.
2. Klicken Sie auf Zusammenführen. Die Schaltfläche ist nur für Benutzer aktiv, die Geschäftspartner löschen dürfen.
3. Wählen Sie im Fenster den doppelten Geschäftspartner, der gelöscht wird, dann Ja.

Ergebnis im Test, „SARL Cabinet Vaillant“ in „Cabinet Vaillant“ zusammengeführt:

• Meldung „Geschäftspartner wurden zusammenführt“, „SARL Cabinet Vaillant“ gelöscht;
• sein Kontakt und sein freigegebenes Angebot hängen jetzt an „Cabinet Vaillant“;
• der Ort, im behaltenen Datensatz leer, wurde aus der Dublette übernommen (Strasbourg); die Telefonnummer des behaltenen Datensatzes blieb unverändert;
• die Agenda hält das Löschen und die Änderung fest.

Das Zusammenführen ist endgültig. Das Fenster bietet alle Geschäftspartner der Datenbank an: Eine falsche Wahl löscht den falschen Datensatz. Machen Sie vor einer Reihe von Zusammenführungen eine Sicherung.

5. Kontakte und Mitglieder

Kontakte: Der Kontaktdatensatz von Dolibarr 24.0.2 hat keine Schaltfläche Zusammenführen (im Test vorhanden: E-Mail versenden, Ändern, Deaktivieren, Löschen). Ein doppelter Kontakt wird von Hand bereinigt: Was an ihm hängt (Rollen in Angeboten und Rechnungen, Ereignisse…) auf den anderen Datensatz übertragen, dann löschen.

Mitglieder: Der Datensatz hat in 24.0.2 eine Schaltfläche Zusammenführen. Getestet mit zwei „Anne Durand“ mit derselben E-Mail: Meldung „Mitglieder wurden zusammengeführt“, ein einziger Datensatz bleibt.

Dubletten automatisch finden

Das fehlt Dolibarr, und genau das macht unser Modul Dublettenerkennung. Es vergleicht Geschäftspartner, Kontakte und Mitglieder nach den Kriterien, die Sie ankreuzen: gleiche E-Mail, gleicher Name (ohne Akzente, Satzzeichen und Rechtsformen wie SARL, SAS, GmbH oder Ltd), gleiche Telefonnummer in jedem Format, gleiche Identifikationsnummer oder USt-IdNr. Es zeigt die zusammengehörigen Datensätze in Gruppen und führt sie dann zusammen: mit der Funktion von Dolibarr für Geschäftspartner, mit einer eigenen für Kontakte und Mitglieder. „Cabinet Vaillant“ und „SARL Cabinet Vaillant“ landen typischerweise in derselben Gruppe.

Wie das geprüft wurde

Am 22. Oktober 2026 auf einer neuen Installation von Dolibarr 24.0.2 (offizielles Docker-Image, MariaDB 11.4), mit einem Browser bedient wie von einem Benutzer: doppelte Geschäftspartner und Kontakte über das Formular angelegt, Liste nach Namen sortiert und durchsucht, Eindeutigkeitsregeln für E-Mail und SIREN in der Einrichtung aktiviert und getestet, Bearbeiten einer bestehenden Dublette, Zusammenführen zweier Geschäftspartner mit Kontakt und freigegebenem Angebot, Zusammenführen zweier Mitglieder. Jedes Ergebnis wurde auf dem Bildschirm und in der Datenbank geprüft. Nicht getestet: andere Dolibarr-Versionen.

Siehe auch

• Dolibarr als CRM: Interessenten, Wiedervorlagen, Leads
• Daten aus einer CSV- oder Excel-Datei in Dolibarr importieren
• Dolibarr sichern und wiederherstellen